10 thủ thuật Word khiến bạn trở nên chuyên nghiệp

Mặc dù việc sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word khá là đơn giản và thông dụng với bất kỳ một nhân viên văn phòng nào, nhưng làm thế nào để khiến công việc soạn thảo của bạn hiệu quả, năng suất và thể hiện được sự chuyên nghiệp hơn những người khác? Dưới đây là 10 thủ thuật word đơn giản mà Blogtuhoc giới thiệu cho bạn, nó vô cùng hữu ích giúp cho bạn tiết kiệm thời gian, năng suất khi sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word.

Các thủ thuật soạn thảo văn bản dưới đây có thể sử dụng ở mọi phiên bản của Microsoft Word.

Bắt đầu sớm hay muộn không quan trọng,
nó phụ thuộc vào cách thực hiện của bạn!

1. Các tổ hợp phím đơn giản thường xuyên sử dụng như sao chép, dán.

Các thao tác này không ai mà không từng dùng qua một lần trên Word, nhưng phần lớn mọi người quen ấn vào các biểu tượng copy, paste hay cut trên thanh công cụ của Word. Tuy nhiên, khi mà bạn phải copy, dán hay cắt nhiều đoạn văn bản thì bạn nên dùng các tổ hợp phím sau để thực hiện một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp mà ko cần dùng chuột nhiều:

– Lệnh sao chép (Copy)Ctrl + C (giữ phím “Ctrl” rồi nhấn phím “C”).

– Lệnh dán (Paste)Ctrl + V (giữ phím “Ctrl” rồi nhấn phím “V”).

– Lệnh đồng thời cắt và sao chép (Cut)Ctrl + X (giữ phím “Ctrl” rồi nhấn phím “X”)

2. Thiết lập phóng to, thu nhỏ của văn bản:

Mặc định văn bản trong Microsoft Word có tỉ lệ hình ảnh văn bản là 100%, tuy nhiên, nhiều người sử dụng Word thường phóng to văn bản lên tận 150% hay 200% để nhìn cho rõ hoặc cả ngược lại là giảm xuống dưới 100% để nhìn được toàn bộ văn bản. Có một số thủ thuật word cực nhanh để các bạn có thể phóng to, thu nhỏ văn bản nhanh chóng như sau:

Cách 1: Giữ phím Ctrl rồi chỉnh nút cuộn chuột lên hoặc xuống để văn bản vừa tầm mắt bạn.

Cách 2: Ngay dưới cùng góc phải của màn hình bạn ấn vào số “100 %” hoặc ấn nút “+” hoặc nút ““.

10 thủ thuật Word khiến bạn trở nên chuyên nghiệp 1

Cách 3: Vào thẻ View rồi chọn Zoom.

10 thủ thuật Word khiến bạn trở nên chuyên nghiệp 2
10 thủ thuật Word khiến bạn trở nên chuyên nghiệp 3

3. Xóa một từ:

Nghe có vẻ dễ, rất bình thường, rất ko cần thiết và ít người để ý tới. Bình thường mọi người khi gõ nhầm một từ thì thường ấn từ từ phím Backspace hoặc bôi đen cả từ đó rồi ấn phím Backspace hoặc phím Delete để xóa từ đó, nhưng nhiều lúc bạn trót xóa qua luôn cả những chữ khác, điếu ấy sẽ gây cho bạn đôi chút khó chịu. Nhưng có một cách nhanh hơn, chính xác hơn đó là dùng tổ hợp phím Ctrl + Backspace (giữ Ctrl rồi ấn phím Backspace), ngay lập tức từ bạn cần xóa sẽ mất luôn mà ko mất nhịp gõ văn bản của bạn khi bạn chuyển sang chuột.

Tham khảo thêm:
Cách so sánh văn bản trong Word
2 bước để thay từ trong word nhanh nhất
Cách khôi phục văn bản chưa kịp lưu

4. Xóa định dạng văn bản nhanh và đưa trở về định dạng ban đầu:

Thủ thuật Word thông qua phím tắt này sẽ giúp bạn xóa định dạng kiểu văn bản mà bạn đã chỉnh, đưa nó về định dạng ban đầu.
Ví dụ: Bạn gõ chữ “BLOGTUHOC.COM” sau đó bạn chỉnh định dạng chữ này là đậm, in gạch chân, in chữ nghiêng thành “BLOGTUHOC.COM“, tự nhiên bạn lại ko thích nữa, bạn lại phải ấn bỏ từng định dạng kia đi thành ra mất rất nhiều bước. Nhưng chỉ việc bôi đen chữ vừa xong và ấn tổ hợp phím Ctrl + Space (Giữ Ctrl rồi nhấn phím cách (Space)), nó sẽ về thẳng chữ ban đầu là “BLOGTUHOC.COM”.
Hoặc một cách khác ở những phiên bản Word mới sẽ có biểu tượng này ở thẻ Home, bạn chỉ việc bôi đen văn bản cần xóa định dạng và ấn biểu tượng mà mình khoanh đỏ dưới hình (có chữ A và cục tẩy ở dưới chữ) .

10 thủ thuật Word khiến bạn trở nên chuyên nghiệp 4

5. Tìm kiếm bất kỳ thứ gì trong word

Bạn ko tìm thấy thanh công cụ Font, Ruler, Table, Symbol… Bạn ko có ai để hỏi hay cũng ko có mạng để tìm kiếm giải đáp. Microsoft Word đã có sẵn chỗ để cho bạn hỏi và trả lời bạn. Thủ thuật đó chính là ô “Tell me what you want to do…“.

10 thủ thuật Word khiến bạn trở nên chuyên nghiệp 5

Bạn chỉ cần gõ vào đó thứ bạn cần. Ví dụ: Mình đang ko tìm thấy công cụ chèn ký tự đặc biệt (Symbol), mình sẽ gõ thẳng vào ô đó chữ Symbol và sẽ được kết quả như sau:

10 thủ thuật Word khiến bạn trở nên chuyên nghiệp 6

Quá hữu dụng và đơn giản với thủ thuật word này. Nhưng mấu chốt ở đây là các bạn phải nắm được tiếng Anh cơ bản, ít nhất là thứ bạn đang cần tìm.

6. Bôi đen nhanh trong văn bản:

Nếu bạn thấy việc bôi đen bằng việc kéo chuột thật tẻ nhạt hoặc có khi thật khó chịu khi đang kéo thì tuột tay lại phải kéo bôi đen lại. Mình sẽ hướng dẫn các bạn một số thủ thuật bôi đen nhanh nhất, chuyên nghiệp nhất trong word như sau:
– Bôi đen một chữ: Nháy đúp chuột vào chữ đó.
– Bôi đen một dòng: Chọn 1 trong ba cách đơn giản sau:
+ Nháy ba lần chuột vào chữ đó..
+ Giữ phím Ctrl rồi ấn 1 lần chuột vào một chữ trong dòng đó.
+ Để chuột ra đầu dòng chữ khi mà con trỏ chuột nghiêng sang bên phải thì ấn 1 lần chuột.
+ Để trỏ chuột đầu dòng rồi dùng tổ hợp phím Shift + End (Giữ phím Shift rồi nhấn phím End).
– Bôi đen toàn bộ văn bản: Tổ hợp phím Ctrl + A (Giữ phím Ctrl rồi nhấn phím “A“)

7. Dán đường dẫn (link) nhanh vào văn bản:

Có nhiều cách để dán một đường link vào một văn bản, ở đây mình sẽ chỉ cho các bạn thủ thuật word dùng phím tắt với thao tác cực nhanh. Khi bạn có một đường link, bạn đã ấn lệnh Ctrl + C để copy link, bạn vào Word ấn tổ hợp phím Ctrl + K, sẽ hiện lên một ô cửa sổ, bạn chỉ việc ấn lệnh dán Ctrl + V dán link vào và chọn OK bằng việc nhấn phím Enter. Một chuỗi thao tác trên bàn phím cực nhanh nếu bạn để ý:
Ctrl + C sau đó Alt + Tab (để về lại Word) rồi Ctrl + K rồi Ctrl + V và Enter.

10 thủ thuật Word khiến bạn trở nên chuyên nghiệp 7

8. Chọn phông chữ mặc định khi bạn mở Word lên:

Thường khi bạn mở Word lên thì văn bản sẽ mặc định để kiểu chữ Calibri hoặc Cambria, tuy nhiên, ở Việt Nam, chúng ta thường dùng phông chữ Time New Romanđể soạn thảo và in ấn văn bản đúng ko? Vậy thủ thuật word để giúp các bạn mặc định phông chữ Time New Roman hoặc bất kỳ một phông chữ nào bạn muốn mỗi khi mở một văn bản mới để soạn thảo, các bạn làm như sau:

Đầu tiên, các bạn mở hộp thoại định dạng chữ bằng cách ấn tổ hợp phím Ctrl + D được như sau:

10 thủ thuật Word khiến bạn trở nên chuyên nghiệp 8

Tiếp theo, các bạn chọn kiểu chữ bạn muốn trong ô Font, kiểu chữ đậm, nghiêng, cỡ chữ trong ô Font style và Size cũng như các định dạng khác ở dưới.

Sau khi chọn xong các bạn nhấn nút “Set As Default” như dưới đây:

10 thủ thuật Word khiến bạn trở nên chuyên nghiệp 9

Một hộp thoại nhỏ hiện lên, các bạn tích chọn ô “All documents based on the Normal template?“:

10 thủ thuật Word khiến bạn trở nên chuyên nghiệp 10

Rồi cuối cùng ấn OK. Mọi việc đã xong, lần tới khi mở một văn bản mới, các bạn ko cần phải chỉnh lại định dạng kiểu chữ nữa, giúp rút ngắn thời gian soạn thảo văn bản cho bạn rất nhiều.

Tham khảo thêm:
18 phím tắt Word cần nhớ
Loại bỏ gạch đỏ dưới chữ trong Word
Cách khôi phục văn bản chưa kịp lưu

9. Tìm kiếm trong văn bản:

Khi một văn bản quá dài trong khi bạn muốn tìm một từ nào đó, đây là lúc công cụ tìm kiếm của Word rất hữu dụng.

Các bạn ấn tổ hợp phím Ctrl + F, ô cửa sổ Navigation hiện lên như dưới đây (ở các phiên bản Word khác sẽ hiện khác nhau, ở đây mình dùng Word 2016):

10 thủ thuật Word khiến bạn trở nên chuyên nghiệp 11

Bạn gõ từ mình cần tìm vào đó và ấn Enter, hệ thống sẽ tìm cho bạn các từ đó xuất hiện ở đâu trong văn bản.

10. Thay từ nhanh trong văn bản:

Một thủ thuật word khá hữu ích trong soạn thảo văn bản, đó là tìm và thay từ nhanh chỉ bằng vài thao tác đơn giản dù là văn bản của bạn có dài cả trăm trang đi nữa.

Ví dụ: Cả văn bản mình gõ tắt từ “ko” thay cho từ “không“. Sau khi gõ xong văn bản khoảng 50 trang, mình muốn đổi những từ “ko” của mình thành từ “không” để cho văn bản chuẩn hơn, tvậy làm cách nào nhanh nhất? Tìm từng từ một để sửa thì thật sự là rất mất thời gian. Cách nhanh nhất như sau:

Đầu tiên, các bạn ấn tổ hợp phím Ctrl + H, một ô cửa sổ hiện lên: 

10 thủ thuật Word khiến bạn trở nên chuyên nghiệp 12

Các bạn gõ chữ cần thay vào ô Find What, như ví dụ ở trên là từ “ko” và gõ từ thay thế ở ô dưới Replace with từ “không” , sau đó bạn có 2 lựa chọn:

– Chọn Replace All để sửa từ “ko” thành từ “không” trong toàn bộ văn bản.

hoặc

– Kết hợp nút Find Next và Replace để sửa từ “ko” thành từ “không” tại chỗ bạn muốn.

10 thủ thuật Word khiến bạn trở nên chuyên nghiệp 13

Kết quả như sau, tất cả chữ “ko” trong văn bản của tôi đã thành chữ “không” rồi.

10 thủ thuật Word khiến bạn trở nên chuyên nghiệp 14

Trên đây là 10 thủ thuật word khiến bạn trở thành chuyên nghiệp khi soạn thảo văn bản, hãy luôn ghi nhớ và tập thành thói quen, nó sẽ giúp ích bạn rất nhiều đấy.


Cảm ơn các bạn đã ghé thăm Blogtuhoc.com. Chúc các bạn thành công! Nếu có gì thắc mắc cứ hỏi Blogtuhoc ở bên dưới nhé.

Leave a Reply